Política de privacidad

Quiénes somos

Este sitio web es operado por Santana & Associates, 7050 East Fwy, Suite 2A, Houston, TX 77020 (“Santana & Associates”, “nosotros”). Esta política explica cómo manejamos la información que se recopila a través de santanaacct.com. La información que usted nos da como cliente también está protegida por nuestras obligaciones profesionales y por el acuerdo de servicios que tenga con nosotros.

Información que recopilamos

Información que usted decide darnos: cuando nos llama, nos escribe, usa el formulario de contacto o reserva una cita, recibimos los datos que nos proporciona, como su nombre, correo electrónico, teléfono, mejor hora para llamarle y mensaje. Cuando envía el formulario de contacto, su mensaje se manda por correo electrónico a la bandeja de nuestra oficina ([email protected]) y se guarda una copia de respaldo privada, como se explica en “Cómo se envían nuestros formularios en línea”.

Información técnica: como la mayoría de los sitios web, nuestro proveedor de alojamiento procesa automáticamente datos técnicos básicos (como la dirección IP, el tipo de navegador y las páginas solicitadas) para mostrar el sitio y protegerlo contra abusos.

Cookies y analítica: este sitio no usa cookies de publicidad, píxeles de seguimiento ni otros rastreadores publicitarios. Podemos usar la analítica de Cloudflare (Cloudflare Web Analytics), que respeta la privacidad y no usa cookies, para contar las visitas y ver qué páginas se consultan; no crea un perfil personal suyo. Si esto cambia, actualizaremos esta política y le pediremos su consentimiento cuando la ley lo exija.

Cómo usamos la información

Usamos la información que nos proporciona para responder sus preguntas, programar citas, prestar los servicios que solicita y cumplir con nuestras obligaciones legales y profesionales.

No vendemos su información

No vendemos su información personal ni la compartimos para publicidad dirigida (anuncios basados en su actividad en otros sitios web). Tampoco la alquilamos ni la intercambiamos.

Global Privacy Control y señales de exclusión

Respetamos Global Privacy Control (GPC) y otras señales de preferencia de exclusión que envía su navegador. Si su navegador envía una, la tratamos como una solicitud para que no vendamos su información personal ni la usemos para publicidad dirigida. Hoy no hacemos ninguna de las dos cosas, así que la señal confirma lo que ya aplicamos a todos.

Información de declaraciones de impuestos

Como firma de impuestos y contabilidad, tratamos la información de las declaraciones de impuestos como confidencial. Solo la usamos y divulgamos para prestar nuestros servicios, según lo permite la sección 7216 del Código de Impuestos Internos (Internal Revenue Code) y sus reglamentos, cuando la ley lo exige o con su consentimiento por escrito.

No envíe datos delicados por correo

El correo electrónico normal no es un medio seguro para enviar números de Seguro Social, documentos fiscales o datos bancarios. Los clientes actuales deben usar nuestro Portal de clientes seguro o traer sus documentos a la oficina.

Cuestionario “Comenzar”

Nuestro cuestionario “Comenzar” pregunta con qué necesita ayuda y algunas preguntas relacionadas (por ejemplo, el tipo de aviso del IRS, un monto aproximado adeudado, su tipo de negocio, rangos de ingresos y empleados, y qué tan pronto necesita ayuda), además de su nombre, teléfono, correo electrónico, forma de contacto preferida y mejor hora para llamarle. También puede agregar una nota opcional. Sus respuestas se guardan solo en la pestaña de su navegador (almacenamiento de sesión) mientras lo completa y se borran al cerrar la pestaña. Cuando envía el cuestionario, usamos la información solo para contactarle y preparar su consulta. El cuestionario nunca pide números de Seguro Social, documentos fiscales ni datos bancarios o de tarjetas, y no acepta archivos; por favor no los incluya en la nota.

Cómo se envían nuestros formularios en línea

Cuando envía el formulario de contacto o el cuestionario “Comenzar”, sus respuestas se mandan por correo electrónico a la bandeja de nuestra oficina ([email protected]) a través del proveedor de nuestro sitio web, Cloudflare. Para que una solicitud no se pierda si un correo se retrasa o se bloquea, también se guarda una copia de respaldo de lo que usted escribió en el formulario en una base de datos privada de Cloudflare a la que solo tiene acceso nuestra oficina. Nunca se muestra en el sitio web y se borra automáticamente después de 12 meses. La copia enviada por correo se conserva con el correo de nuestra oficina según nuestras prácticas normales de archivo. Ambos formularios revisan y bloquean números de Seguro Social, de identificación fiscal y de cuentas antes de enviar algo.

Verificación contra spam: ambos formularios usan Cloudflare Turnstile, una verificación de seguridad que ayuda a distinguir a las personas del spam automatizado. Para ello, Cloudflare procesa información técnica de su navegador y dispositivo (como su dirección IP) según su propia política de privacidad (cloudflare.com/privacypolicy). No usamos Turnstile para rastrearle ni con fines publicitarios.

Mensajes de texto

Solo enviamos mensajes de texto si usted marca la casilla opcional de consentimiento (o nos pide que le escribamos). La frecuencia varía, pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos, y puede responder STOP para cancelar o HELP para ayuda en cualquier momento. El consentimiento para recibir textos no es condición para recibir nuestros servicios. No vendemos ni compartimos su número de teléfono ni su consentimiento de textos con terceros para su mercadeo.

Herramientas gratuitas de este sitio

Nuestras herramientas gratuitas (Buscador de avisos del IRS, Detector de estafas del IRS, Guía ¿Dónde está mi reembolso?, Guía de la cuenta en línea del IRS, Calculadora de intereses y multas del IRS, Lista de documentos, Calendario de impuestos 2026–2027, Calculadora de impuesto estimado trimestral, Verificador del 1099-K, Herramientas de logística y transporte de carga) funcionan por completo en su navegador. Lo que escriba o seleccione en ellas no se nos envía ni lo guarda el sitio. La guía de la cuenta en línea del IRS solo enlaza al sitio oficial del IRS; lo que usted ingrese allí lo maneja el IRS según su propia política de privacidad.

Servicios de terceros

Algunas funciones las ofrecen otras empresas y se rigen por sus propias políticas de privacidad, como nuestro Portal de clientes (de ATOM, login.atomanager.com), el proveedor de nuestro sitio web, Cloudflare (que también entrega los correos de nuestros formularios, realiza la verificación Turnstile contra spam y, si la usamos, ofrece nuestra analítica sin cookies), nuestro proveedor de citas en línea y los enlaces a Google, Facebook, Instagram, LinkedIn y Yelp. No somos responsables de las prácticas de privacidad de esos sitios.

Cuándo compartimos información

Solo compartimos información en estos casos:

Proveedores de servicios: empresas que nos ayudan a operar nuestro negocio, como el proveedor de nuestro sitio web y nuestros proveedores de correo electrónico y del Portal de clientes. Solo pueden usar la información para prestarnos sus servicios y están obligados a protegerla.

Requisitos legales: cuando creemos de buena fe que la ley lo exige, por ejemplo para responder a una citación judicial (subpoena), una orden de un tribunal o una solicitud válida de las autoridades o de una agencia de gobierno como el IRS.

Protección de derechos y seguridad: para investigar o prevenir fraudes o el mal uso de este sitio, para proteger los derechos, los bienes o la seguridad de Santana & Associates, de nuestros clientes o de otras personas, o para defendernos de reclamaciones legales.

Transferencia del negocio: si Santana & Associates participa en una fusión, una venta o la transferencia de todo o parte del negocio, la información puede pasar al nuevo dueño, que deberá seguir protegiéndola como lo describe esta política.

Con su consentimiento: en cualquier otro caso, solo con su permiso.

La información de las declaraciones de impuestos siempre se rige por la sección 7216: solo la usamos o divulgamos como lo permiten esa ley y sus reglamentos, y nunca se divulga ni se transfiere, ni siquiera en una fusión o venta, sin el consentimiento que exige la ley.

Cómo protegemos la información

Cumplimos con las normas federales de protección de la información fiscal y financiera: la Regla de Salvaguardas de la FTC (FTC Safeguards Rule), con la Publicación 4557 del IRS (Safeguarding Taxpayer Data) como guía. Usamos medidas administrativas, técnicas y físicas diseñadas para proteger la información que se nos confía. Ningún método de transmisión o almacenamiento es completamente seguro, por lo que no podemos garantizar una seguridad absoluta.

Conservación

Conservamos la información el tiempo necesario para prestar nuestros servicios y cumplir con los requisitos legales, fiscales y profesionales de conservación de registros.

Edad

Este sitio no está dirigido a personas menores de 18 años, y no recopilamos a sabiendas información personal de menores de 18 años a través de él. Si cree que un menor de 18 años nos envió información por el sitio, comuníquese con nosotros y la eliminaremos, salvo que la ley nos obligue a conservarla.

Sus solicitudes de privacidad

Sin importar en qué estado viva, puede pedirnos que:

• Le mostremos la información que nos envió a través de este sitio, o le confirmemos si tenemos alguna.
• Le enviemos una copia de esa información en un formato electrónico común.
• Corrijamos la información que esté equivocada.
• La eliminemos.
• Dejemos de comunicarnos con usted.

Ofrecemos estas opciones a todas las personas. Algunas leyes estatales de privacidad dan derechos parecidos a sus residentes; cuando una de esas leyes se aplica a nosotros, la cumplimos.

Es posible que conservemos alguna información cuando la necesitemos para cumplir con obligaciones legales, fiscales o profesionales de archivo (por ejemplo, los registros relacionados con una declaración de impuestos que preparamos), para terminar un servicio que usted pidió, o para protegernos contra problemas de seguridad, fraude o mal uso. Si no podemos hacer todo lo que nos pide, le explicaremos por qué.

Cómo hacer una solicitud

Escríbanos a [email protected], llámenos al 713-678-8627 o envíenos una carta a la dirección postal que aparece en “Contáctenos”, más abajo. Díganos qué quiere que hagamos. Las solicitudes no tienen costo y no necesita una cuenta.

Verificación de identidad: para proteger su información, antes de actuar confirmaremos que usted es la persona a quien se refiere la información, normalmente pidiéndole que confirme datos que ya nos dio. Usamos esos datos solo para verificar su identidad.

Otra persona en su nombre: otra persona puede hacer una solicitud por usted si usted le da permiso. Le pediremos prueba de ese permiso (por ejemplo, una carta firmada o un poder legal (power of attorney)) y es posible que también confirmemos su identidad directamente con usted. El padre, la madre o el tutor legal puede hacer una solicitud por su hijo menor de edad.

Cuándo le responderemos

Le confirmaremos que recibimos su solicitud dentro de 10 días hábiles y le responderemos dentro de 45 días. Si necesitamos más tiempo, podemos extender el plazo una sola vez, por hasta 45 días más; si lo hacemos, se lo avisaremos dentro de los primeros 45 días y le explicaremos por qué.

Apelaciones

Si rechazamos su solicitud, en todo o en parte, puede pedirnos que la revisemos de nuevo. Escriba a [email protected] con el asunto “Appeal Request” (solicitud de apelación) y explíquenos por qué no está de acuerdo. Le responderemos por escrito dentro de 60 días después de recibir su apelación y le explicaremos nuestra decisión. Si rechazamos su apelación, puede presentar una queja ante la Oficina del Procurador General de Texas (Texas Attorney General).

Sin represalias

Nunca le trataremos de forma diferente por hacer una solicitud. No le negaremos el servicio, ni le cobraremos un precio distinto, ni le daremos un servicio de menor calidad por haberlo pedido.

Términos de uso

El uso de este sitio también se rige por nuestros Términos de uso, que incluyen nuestro aviso legal.

Cambios a esta política

Esta política entra en vigor en la fecha que aparece al principio de esta página. Podemos actualizarla de vez en cuando. Si hacemos cambios importantes, publicaremos la política actualizada en esta página con una nueva fecha de vigencia.

Accesibilidad

¿Necesita esta política en otro formato, por ejemplo en letra grande, en texto simple por correo electrónico o que se la leamos por teléfono? Llámenos al 713-678-8627 o escríbanos a [email protected]. Vea nuestra Declaración de accesibilidad para más información.

Contáctenos

¿Preguntas sobre esta política o alguna solicitud sobre su información? Escríbanos a nuestra dirección postal, Santana & Associates, 7050 East Fwy, Suite 2A, Houston, TX 77020; llámenos al 713-678-8627; o envíenos un correo a [email protected].